Sådan bruger og sikrer vi dine data på Solrød Bibliotek

Den 25. maj 2018 skærpede EU kravene til, hvordan virksomheder og organisationer bruger og behandler de data, vi har om dig. De nye regler er blevet til for at beskytte dig endnu bedre, når vi håndterer dine personlige oplysninger. Nedenunder kan du se, hvordan vi behandler dine data.

Når du er låner på Solrød Bibliotek, har vi behov for en række informationer fra dig, som er nødvendige for at holde styr på de materialer, du låner, for at du kan bruge vores hjemmeside og udlånsautomater samt få adgang til det selvbetjente bibliotek i Solrød og Bibliotekspunktet i Havdrup. Desuden har vi brug for at kunne kontakte dig i forbindelse med reservationer og aflevering af dine lån.

Typen af personoplysninger der behandles i bibliotekssystemet er ”Almindelige personoplysninger” jf Databeskyttelsesforordningens artikel 6:

Låneroplysninger (CPR-nummer, navn, adresse, telefonnummer, e-mail, noter, beskeder)
Lånehistorik (oplysning om nuværende lån og reservationer)
Låners mellemværender (gebyr og erstatninger)
Brugeroplysninger (brugernavn)

CPR-nummer, navn og adresse er obligatorisk, når du skal oprettes som låner. CPR-nummer / sundhedskort skal efterfølgende bruges, når du skal have adgang til vores åbne biblioteker, logge på hjemmesiden eller bruge selvbetjeningsautomaterne med mindre du har et lånerkort. I så fald kan du vælge enten at bruge dit sundhedskort eller lånerkort.
Telefonnummer: Mobilnummer bruges til at sende sms om reservationer og afleveringsfrister. Du kan ændre dit mobilnummer via hjemmesiden.
E-mail: Din mailadresse bruges til at sende mails om reservationer og afleveringsfrister. Mailadressen kan ændres via hjemmesiden.
Noter oprettet af personalet i bibliotekssystemet udskrives på de opgørelse af mellemværender, der sendes i forbindelse med manglende afleveringer af materialer.
Beskeder: Bibliotekssystemet indeholder en oversigt over afsendte sms og e-mails. Beskedernes indhold slettes efter 30 dage, men oversigten over, at der har været sendt en besked bevares.
Lånehistorik: Bibliotekssystemet indeholder en oversigt over dine nuværende lån og reservationer. Lånehistorik om lån anonymiseres 30 dage efter, materialet er afleveret eller mellemværendet er afviklet.
Historik om reserveringer slettes, når reserveret materiale er udlånt til dig, eller selve reserveringen er slettet.
Låners mellemværender viser, hvis du mangler at betale gebyrer eller erstatninger. Oplysninger om mellemværende slettes 30 dage efter mellemværendet er afviklet. Hvis gebyrer/erstatninger ikke betales videregives oplysningerne til kommunens inddrivelsesafdeling.

Vi registrerer dine oplysninger i det landsdækkende bibliotekssystem Cicero, som ejes af Kombit og Systematic. I systemet er der adgang til det landsdækkende cpr.-register, så adresser holdes opdateret. Solrød Bibliotek, Kombit og Systematic har indgået databehandleraftale. Dine data er kun tilgængelige på Solrød Bibliotek. Kun personale har adgang til dine data, og vi kan altid se, hvem der har brugt systemet og hvornår.

Når du anvender bibliotekets hjemmeside og app, kan du via login (CPR eller lånernummer) eller NemID få adgang til at se og ændre en del af dine personlige informationer i bibliotekssystemet.

Når du skriver en mail eller ringer til biblioteket:
Hvis du vil undgå at sende / meddele dit CPR-nummer, kan du på dit lokale bibliotek få oplyst et alternativt systemgenereret lånernummer, som du i  stedet kan anvende.

Sletning af låner: Du kan som låner til enhver tid blive slettet i systemet, såfremt alle lån er afviklet og evt. gebyrer/erstatninger betalt. Inaktive lånere slettes efter tre år.

Vedr. mobilnummer og mailadresse: Har du som låne tilvalgt ordningen om besked via sms og/eller mail, får du en god service med hurtig besked om reserverede materialer og påmindelser om snarlig afleveringsfrist med tilsvarende hurtig mulighed for anmodning om fornyelse.
Du skal dog som låner være opmærksomme på, at data måske sendes over en usikker forbindelse, andre evt. kan aflure. Det er dit eget ansvar som låner, hvis du bestiller et materiale, der kan kobles med personfølsomt indhold.

Hvad bruges dine data til?

Registreringen bruges kun til det formål at tilbyde dig adgang til alle bibliotekets tilbud fysisk og digitalt. Dine data videregives derfor også kun til dette formål og kun til leverandører, som vi har indgået databehandleraftale med. F.eks.:

  • brug af selvbetjeningsautomater
  • adgangskontrolsystem på de selvbetjente biblioteker når personalet ikke er til stede
  • brug af bibliotekernes hjemmeside www.solbib.dk
  • diverse tilbud om netmedier på vores hjemmeside, f.eks. eReolen, Filmstriben, Biblo m.fl.
  • bestilling af materialer fra alle landets biblioteker via bibliotek.dk
  • adresse, e-mail, mobiltelefonnummer og din digitale postkasse benytter vi, når vi skal give dig besked om f.eks. bestilte materialer, der er til afhentning, påmindelser om du snart skal aflevere, hjemkaldelser og regninger.

Hvilke data gemmer vi og hvor længe?

Når du afleverer materialer, du har lånt, gemmer vi oplysningerne i 30 dage. Så kan vi se, hvem der har afleveret evt. skadede materialer. Samtidig med at oplysningerne renses for personlige oplysninger, sendes oplysningerne til statistik, der f.eks. bruges til generel statistik i Danmarks Statistikbank.

Bruger du biblioteket, når personalet ikke er der, gemmer vi oplysninger om, hvornår du har logget ind sammen med diverse videoovervågningsbilleder. Solrød Bibliotek opbevarer og behandler videoovervågning iht. persondataloven og Datatilsynets anbefalinger. Reglerne sikrer, at billederne opbevares sikkert, og at kun ganske få personaler har adgang til gennemsyn. Alle data og billeder slettes generelt efter 30 dage.